Politique de confidentialité et de gestion des données personnelles

Le présent document est destiné à vous informer sur les traitements de données personnelles réalisés dans le cadre du fonctionnement de la plateforme de mise en relation opérée par Interm’aide.

Nous accordons la plus grande importance et le plus grand soin à la protection des données personnelles que nous traitons.

1. Définitions et vocabulaire utilisé

Cette section a pour but de définir les termes le plus fréquemment utilisés dans la politique relative aux données personnelles.

• « Application » : désigne l’application mobile exploitée par Interm’aide disponible sur iOS et Android, réservée aux Clients.
• « Client » : désigne toute personne physique ou morale utilisant la Plateforme dans le but d’être mise en relation avec un salarié afin de bénéficier d’une Prestation.
• « Commande » : désigne une commande d’une Prestation faite par un Client.
• « Compte » : désigne l’espace numérique dédiée et individualisé d’un Utilisateur sur la Plateforme.
• « Plateforme » : désigne la plateforme de mise en relation opérée par Interm’aide accessible depuis le Site et l’Application, permettant de réaliser les Services.
• « Prestation » : désigne la prestation de service à domicile rendue par un salarié à un Client dans le domaine de la mise à disposition à domicile proposée sur la Plateforme.
• « Prospects » : désigne des prestataires de service actifs dans les domaines relatifs aux Prestations et pouvant faire l’objet d’une prospection de la part de Interm’aide.
• « Règlementation » : désigne le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (« RGPD ») et la Loi N°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés dans sa version en vigueur aux jours des présentes.
• « Services » : désigne l’ensemble des services rendus par Interm’aide aux Utilisateurs (et notamment la mise à disposition de salariés auprès des Clients, les outils de facturation et de paiement, etc.).
• « Site » : désigne le site Internet resa.pole-Interm’aide.fr ainsi que l’ensemble de ses sous-domaines.
• « Utilisateur » ou « vous » : désigne indifféremment un Client ou un salarié qui utilise la Plateforme, ou le cas échéant un Prospect.
• « Interm’aide » ou « nous » : désigne la société par actions simplifiée Interm’aide, responsable de traitement au sens de la Règlementation, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Lille sous le numéro 344 941 570, domiciliée au 5 rue Jules Ferry 59139 Wattignies.

S’agissant des termes relevant de la Règlementation, ils doivent s’entendre selon le sens qui leur est donnée dans le RGPD. A titre d’exemple, une donnée personnelle est définie comme toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.

Si vous souhaitez en savoir plus sur le vocabulaire propre aux données personnelles, nous vous renvoyons au glossaire que la CNIL a réalisé et disponible sur son site internet à l’adresse suivante : https://www.cnil.fr/fr/glossaire.

Vous pouvez aussi accéder au RGPD à l’adresse suivante : https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679.

2. Identité et coordonnées du responsable de traitement

Pour la plupart des traitements de données personnelles effectuées sur la Plateforme, Le responsable de traitement est la société Interm’aide.

Pour certains traitements de données, nous informons que Interm’aide est « responsables de traitement ».

Conformément à l’article 26 du RGPD, nous avons formalisé ce partage de responsabilités dans un accord, dont nous mettons les grandes lignes à disposition des Clients : nous vous renvoyons pour cela à l’annexe dédiée.

Ainsi, tout Utilisateur peut contacter à Interm’aide par email à [email protected].

Nous nous efforcerons d’apporter une réponse dans un délai raisonnable.

3. Données personnelles collectées

La plupart des données personnelles collectées par Interm’aide le sont au cours de l’utilisation des Services qui nécessitent de renseigner des données personnelles afin d’assurer leur fonctionnement. Par exemple, vous devez renseigner les données relatives à votre identité afin de vous créer un Compte.

Nous pouvons également collecter certaines données sans que vous n’ayez de Compte ou n’utilisiez les Services dans deux situations [Commentaire Parallel Avocats : à confirmer par Interm’aide.] :

• Données de prospection : nous collectons directement des données personnelles relatives aux Prospects sur des annuaires professionnels afin de nous permettre de faire connaître la Plateforme et de proposer aux professionnels de s’y inscrire.
• Cookies et autres traceurs : la seule navigation sur le Site ou les Applications peut nous amener à utiliser des cookies (nous vous renvoyons sur ce point à notre politique de gestion des cookies disponible à l’adresse suivante : https://resa.pole-intermaide.fr/politique-cookies).

Ceci étant précisé, Interm’aide collecte directement ou indirectement les données personnelles suivantes.

3.1 Données relatives aux Clients

• Données d’identité – civilité, nom, prénom, raison sociale de la société cliente (le cas échéant).
• Coordonnées – adresse électronique, adresse postale, détails sur l’adresse, numéro de téléphone.
• Données de transaction – numéros de carte bancaire (nous précisons que nous collaborons avec des prestataires de services de paiement tiers (Mollie) pour traiter le paiement).
• Données techniques – adresse de protocole internet (IP), données de connexion (en particulier, identifiant et mot de passe), périphérique utilisé, navigateur.
• Données de géolocalisation – géolocalisation de l’adresse.
• Données relatives au marketing et à la communication – préférences du Client pour recevoir des informations commerciales de la part de Interm’aide, les pages visitées sur le Site, la page de provenance.
• Données opérationnelles – l’interaction des Clients avec les Services et les transcriptions des appels, les discussions du « Chat » sur le Site et l’Application avec les Clients.
• Informations et communications entre les Clients par l’intermédiaire de la Plateforme – données de diverses natures qui permettent d’améliorer la connaissance de l’usage des outils technologiques mis en œuvre par Interm’aide et afin de lutter contre la fraude.

3.2 Données relatives aux Prospects

• Données d’identité – civilité, nom, prénom.
• Données d’identification professionnelles – raison sociale, n°RCS, n°SIRET.
• Coordonnées – adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone.
• Données opérationnelles – l’interaction des Prospects avec les salariés de Interm’aide et les transcriptions des appels.

4. Les traitements que nous réalisons, leur finalité et leur base légale

Le tableau ci-dessous détaille les différents traitements de données personnelles que nous réalisons chez Interm’aide, leur finalité et leur base légale.

La finalité des traitements est déterminée par Interm’aide. Il s’agit de la raison spécifique pour laquelle nous traitons les données en cause.

En revanche, les bases légales sont limitativement énumérées dans le RGPD (à l’article 6) et nous détaillons ci-dessous la base légale que nous avons sélectionné pour chacun de ces traitements.

Traitements	Finalité(s)	Données concernées	Base légale
Création d’un Compte Client	Permettre aux consommateurs de s’inscrire sur Interm’aide et d’y avoir un Compte afin d’utiliser les Services	Données d’identité, Coordonnées	Exécution d’un contrat : les CGU
Création d’un Compte Salarié	Permettre aux Salariés de s’inscrire sur Interm’aide et d’y avoir un compte afin d’utiliser les Services	Données d’identité, Données d’identification professionnelles, Coordonnées, Données bancaires	Exécution d’un contrat : les CGU
Réalisation d’un Commande par le Client	Permettre aux Clients de commander une Prestation sur la Plateforme	Données d’identité, Coordonnées, Données de transaction	Exécution d’un contrat : les CGU
Paiement d’une Prestation	Permettre aux Clients de payer le prix de leur Prestation par l’intermédiation de Interm’aide et des services de paiement offerts par la Plateforme	Données d’identité, Coordonnées, Données de transaction, Données bancaires	Exécution d’un contrat : les CGU
Gestion de la relation Client	Permettre à Interm’aide de gérer sa communauté de Clients, de faire des offres promotionnelles, d’informer le Client des nouveautés des Services.	Données d’identité, Coordonnées, Données relatives au marketing et à la communication	Intérêt légitime de Interm’aide à gérer et prospecter sa clientèle

5. Les destinataires de vos données personnelles

5.1. Les sociétés tierces avec lesquelles nous travaillons pour faire fonctionner les Services

Afin de faire fonctionner les Services, nous avons recours à une série d’outils informatiques exploités par des sociétés tierces. Dans ce cadre, certaines données personnelles leurs sont transmises.

A titre d’exemple, la gestion des paiements et le maniement des fonds sont gérés par Mollie, un prestataire de services de paiement qui dispose des agréments nécessaires à l’exercice de cette activité. Dans ce cadre, les données de paiements des Clients sont transmises à Mollie afin d’assurer le fonctionnement de la Plateforme.

De même, pour la gestion de la relation avec les Utilisateurs et les Prospects, nous avons recours, en tant que responsable de traitement, à la suite logicielle éditée par la société SuiteCRM. Ce logiciel nous permet de faciliter la gestion du service client, par exemple en nous permettant de suivre les demandes de façon rationalisée, ou encore d’intégrer un service de chat dans nos Services. Dans ce cadre, certaines de vos données personnelles sont transmises à SuiteCRM, qui agit alors en tant que sous-traitant de Interm’aide.

De manière générale, vos données peuvent donc être transférées à des sociétés tierces mais ce transfert s’inscrira dans le cadre de l’utilisation d’outils informatiques fournis par des prestataires tiers.

Dans ce contexte, Interm’aide a mis en œuvre des mesures organisationnelles et contractuelles et a procédé aux vérifications nécessaires pour s’assurer que les tiers qui ont accès à vos données personnelles respectent les règlementations applicables en matière de protection des données personnelles.

5.2. Les Salariés pour certaines données des Clients, afin de permettre la réalisation des Commandes

Lorsqu’un Client effectue une Commande, Interm’aide transmet certaines données personnelles au Salarié afin de lui permettre de réaliser la Prestation au domicile du Client. Il s’agit par exemple du nom, du prénom, de la photo ou encore de l’adresse d’un Client. Cela est nécessaire pour le bon fonctionnement des Services.

Dans ce genre de situations, nous considérons qu’Interm’aide est responsables de traitement au sens de la Règlementation et nous avons conclu à ce titre un accord de coresponsabilité de traitement avec chacun de nos Partenaires.

Les grandes lignes de cet accord sont détaillées en annexe du présent document. Cette annexe permet aux Clients d’en savoir plus sur le partage des responsabilités qui a été décidé entre Interm’aide et les Partenaires, pour les données traitées par le Partenaire dans le cadre du Service.

6. Durée de conservation de vos données personnelles

Les données des Utilisateurs sont traitées pendant toute la durée de la relation avec Interm’aide.

Ainsi, si vous êtes Client, nous traitons vos données personnelles si votre Compte est actif ou que vous effectuez des Commandes. Si vous êtes Partenaire, nous traitons vos données également si votre Compte est actif ou que vous effectuez des Prestations par l’intermédiation de la Plateforme.

La fin de notre relation peut être matérialisée par différents événements, parmi lesquels : (i) vous manifestez explicitement votre volonté de résilier les CGU et de renoncer à l’utilisation des Services (ii) vous demandez la suppression de votre Compte et de toutes les données personnelles qui y sont associées ou (iii) votre Compte est inactif pendant une certaine période, fixée à 5 ans pour les Clients et à 5 ans pour les Partenaires.

A compter de la fin de notre relation, nous appliquons une politique de conservation de vos données personnelles.

A compter de la fin de notre relation, Interm’aide a fixé la durée de conservation de vos données personnelles à 5 ans. Nous avons fixé cette durée de conservation en raison de certaines obligations légales, fiscales et sociales qui pèsent sur nous, et en particulier eu égard aux principales règles de prescription en matière civile dont la durée est égale à 5 ans.

Pour les données relatives aux Prospects, notre politique est la suivante : nous conservons les données pendant un délai de trois ans à compter de la collecte de ces données ou du dernier contact émanant du Prospect (par exemple, une demande de documentation ou un clic sur un lien hypertexte contenu dans un courriel).

7. Sécurité de vos données

Interm’aide met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir les droits et libertés des Utilisateurs notamment en protégeant les données personnelles contre l’accès non autorisé, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée de données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées d’une autre manière.

L’ensemble des logiciels et des outils informatiques que nous utilisons sont protégés par des mots de passe et les accès à certaines données sont restreints (par exemple, seules certaines personnes au sein de Interm’aide ont accès aux données de transaction fournies par les Clients et transférées à notre prestataire de services de paiement).

8. Vos droits

8.1 La nature de vos droits

Conformément à la Règlementation, vous disposez d’un certain nombre de droits relatifs à vos données personnelles, dont voici les principaux :

• Droit d’accès : vous avez le droit de connaître quelles sont les données dont Interm’aide dispose vous concernant et en obtenir une copie.
• Droit de rectification et d’effacement : vous avez le droit de demander à ce que soient rectifiées les données personnelles erronées ou obsolètes vous concernant et à ce qu’elles soient supprimées. Contactez-nous par email à [email protected] pour demander la rectification ou la suppression de vos données.
• Droit d’opposition et à la limitation du traitement : vous avez le droit de vous opposer à la manière dont Interm’aide traite vos données personnelles ou de demander à ce qu’il soit limité dans la mesure où cela est possible, sous réserve des motifs légitimes impérieux dont pourrait justifier Interm’aide pour continuer de les traiter.
• Droit à la portabilité : vous pouvez demander à InMemori de vous envoyer les données vous concernant dans un format organisé, communément utilisé et lisible par une machine afin de les transmettre à un autre responsable de traitement, sous réserve que cela soit possible.
• Le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL : vous pouvez contacter la CNIL si vous estimez Interm’aide n’a pas respecté certaines règles relatives à la protection des données personnelles.

8.2 L’exercice de vos droits

L’exercice de vos droits n’est pas illimité (nous sommes en droit de ne pas répondre aux demandes manifestement infondées ou excessives) et chacun d’entre eux répond à des conditions qui sont imposées par la Règlementation.

Certaines de ces conditions sont communes à la plupart des droits dont vous disposez et il vous sera nécessaire de les respecter à chacune de vos demandes. A ce titre, nous vous informons des éléments suivants :

• Identité : vous devez justifier votre identité pour chacune de vos demandes, et préciser l’adresse à laquelle Interm’aide doit vous faire parvenir une réponse (sauf si vous envoyez un courrier électronique, auquel cas nous vous répondrons à l’adresse d’envoi). C’est une exigence élémentaire qui permet d’éviter que vos données personnelles soient divulguées à des tiers. A ce titre, nous vous informons que nous sommes en droit de vous demander des informations complémentaires si nous avons un doute sur votre identité. Les droits relatifs à vos données sont strictement personnels. Si vous souhaitez qu’un tiers les exerce en votre nom, il faudra justifier d’un mandat ainsi que de votre identité et de l’identité du mandataire.
• Délai de réponse : Interm’aide répondra dans un délai raisonnable, que nous évaluons par principe à un mois. Cependant, ce délai peut être prorogé de deux mois en raison de la complexité ou du nombre de demandes que vous formulez.
• Gratuité : l’exercice de vos droits est par principe gratuit. Cependant, nous pourrons vous demander de participer à certains frais si vos demandes impliquent des coûts importants pour nous, en particulier si vous demandez plusieurs copies des informations que nous vous communiquons.

Par ailleurs, l’exercice de chacun de vos droits peut être restreint ou limité en raison de certaines conditions qui sont propres à l’exercice de ce droit.

A titre d’exemple, le droit à l’effacement prévu à l’article 17 du RGPD (également appelée « droit à l’oubli ») ne peut être exercé que dans certaines situations bien définies (il existe des « cas d’ouverture »).

En tout état de cause, ces conditions propres à chaque droit seront étudiées lors de chaque demande et nous nous efforcerons de vous apporter la réponse la plus claire possible.

9. Modifications de la politique relative aux données personnelles

Nous pourrons modifier périodiquement cette politique relative aux données personnelles car la manière dont nous traitons les données personnelles peut changer en raison de l’évolution de notre solution technologique, de nos services ou des règles applicables. Si c’est le cas, vous serez informé des mises à jour, soit par l’envoi d’un courrier électronique, soit par le biais d’une mention sur notre site Internet, au moins 8 jours avant une modification substantielle de la politique relative aux données personnelles